Эффективное делопроизводство Введение



страница8/20
Дата01.05.2016
Размер6.52 Mb.
ТипРеферат
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   20

Учимся работать
Как бы совершенна ни была программа, это не человек, и в работе с ней должны быть соблюдены некоторые условности. Системы распознавания обычно имеют автоматический режим «сканируй и распознавай» (англ. scan&read). Однако для качественной работы лучше настроить программу на конкретный вид текста и качество бумаги вручную, особенно если предстоит работать с большим объемом однотипной исходной информации. Рассмотрим основные этапы работы программы.

Сканирование текста. Важно, чтобы изображение было отсканировано с хорошим разрешением (300 dpi) в режиме черно белой графики. Как правило, эти установки срабатывают по умолчанию, если сканирование ведется из самой программы распознавания; если нет, то их нужно установить вручную.

Текст должен сканироваться построчно, то есть страницу нужно положить на стекло сканера без перекоса. Это важно, так как распознавание ведется также построчно, а если изображение перекошено, то некоторые символы из одной строки программа может распознать как принадлежащие другой (особенно если встречаются буквы с надстрочными или подстрочными знаками, например «й» или «ё»).

Сегментирование. Большинство текстов имеет разнообразные элементы оформления – картинки, таблицы и т. д. либо разбито на колонки или сегменты. Для удобства их обработки в программе распознавания существует операция сегментирования. Она разбивает всю страницу на блоки, нумерует их, и распознанный текст впоследствии располагается именно в порядке расположения этих сегментов. Сегменты с картинками после сегментации можно исключить, если они не нужны, что намного повысит эффективность работы.

Распознавание. Основная операция – распознавание – происходит быстро и наглядно: в отдельном окошке программа прокручивает отсканированную картинку, отмечая так называемые неуверенно опознанные символы. Обычно процент распознавания довольно высок – до 99 %, но в зависимости от конкретного текста и условий он может быть меньше.

Программе необходимо указать, какой язык следует распознать. В современных деловых текстах могут встречаться иностранные слова, обычно английские, поэтому оптимальным будет выбор русского и английского языков одновременно.

По окончании распознавания можно вручную подправить эти места, а можно для ускорения процесса принять текст, каким он получился, чтобы впоследствии его обработала программа проверки орфографии.

Проверка и сохранение. В программах распознавания есть собственная система проверки орфографии – Spellchecker. Этот этап можно опустить и просто сохранить текст в формате, например, Word, а затем открыть его, отредактировать и исправить орфографию.

Современные версии программ распознавания позволяют сохранять результат не только в формате, пригодном для текстового редактора (DOC или RTF), но и в других, в том числе в PDF (формат для просмотра популярной программой Acrobat) и HTML (формат, в котором оформляются интернет страницы).
Опять тонкости
Получив возможность вводить простую текстовую информацию в компьютер с помощью сканера, хочешь большего, например вводить готовые таблицы со всей содержащейся в них информацией. Первые версии программ распознавания не давали такой возможности, а современные уже справляются с этим. FineReader сам этого не делает, но на это способна другая программа от того же производителя – FormReader. CuneiForm распознает таблицы в стандартной поставке.

Трудности при распознавании вызывает текст, который на исходной странице напечатан поверх фона. Современные версии программ пытаются справиться с этой проблемой, но эту особенность нужно учитывать и сканировать, например, с повышенной яркостью и контрастностью.

В новых версиях появилась возможность экспортировать распознанный текст не только в Word, но и в программу Excel – электронные таблицы. Традиционно для экспорта текста используется универсальный формат RTF, из которого впоследствии можно получить удобный формат уже в программах обработки.
Что еще можно автоматизировать
Программные комплексы по распознаванию текстов приобретают все новые возможности. Они уже подбираются к распознаванию рукописного текста. Эта задача еще не полностью решена, но если почерк не слишком творческий, то «обучить» программу распознавать такой вид текста возможно. Способностью к этому обладают не все программы, да и заниматься подобным следует только если предстоит обрабатывать большой объем написанного.

Еще одна удобная добавка к распознаванию – автоматический перевод на иностранный язык/с иностранного языка. Отдав в обработку текст на одном языке, после распознавания и машинного перевода можно получить на принтере распечатанный текст уже на другом. Правда, машинный перевод будет далек от идеала, так как перевод –это передача мыслей, содержащихся в тексте на одном языке, средствами другого, а машина только переводит слова. Программы распознавания с возможностями перевода, или, вернее, программы перевода с возможностями распознавания текста, предлагает уже упоминавшаяся фирма ABBYY Software, известная по FineReader и электронным словарям серии Lingvo.
Субъективные заметки
Из опыта работы, а также из описания самих программ, предоставляемого производителями, автор может представить следующие рекомендации:

для несложных задач подходит программа FineReader, особенно ее последняя, шестая версия; ее достоинства таковы:



· удобный, понятный интерфейс;

· высокая точность распознавания даже при низком качестве сканирования (обычно даже неуверенно опознанные символы отображаются правильно);

· распознавание текстов с фоновым рисунком (обычно это большая проблема, и чаще всего требуется ручная корректировка картинки);

· программа широко распространена и доступна как в легальной версии, так и в виде пробных;

для текстов, содержащих таблицы, лучше использовать CuneiForm;

для сложных текстов, особенно есть речь идет о больших объемах, также лучше использовать CuneiForm, поскольку в ней применяется большое количество разных алгоритмов распознавания, настраиваемых на текст определенной сложности;

если вместе со сканером вы получили программу CuneiForm, то наверняка вы начнете работать именно с ней, но помните, что бесплатно поставляются легальные, но, как правило, устаревшие или неполные версии программ.


Лирическое отступление 2: пойманный звук
Пора снова сделать лирическое отступление. На сей раз оно будет кратким, не претендующим на жанр саги, но все же лирическим.

Итак, песня:
У нашей Мэри был баран –

Собаки он верней.

Куда бы Мэри ни пошла –

Баран идет за ней!
Детская песенка, исполненная дрожащим резким баритоном, вылетела из жестяного рога странноватого механизма и на секунду повисла в полной тишине. Потом послышались бурные аплодисменты и восторженные крики публики, состоявшей из молодых сотрудников лаборатории. Так в 1877 году в городке Менло Парк неподалеку от Нью Йорка прошло испытание первой в истории человечества машины для записи звука. Сотрудники лаборатории ожидали услышать несколько хрипов, зафиксированных на восковом валике острием иглы, а услышали четкие слова и узнаваемый голос своего шефа с той странноватой резкой интонацией, с какой обычно говорят плохо слышащие люди. Родителем изобретения и исполнителем незамысловатой песенки был Томас Алва Эдисон – тот самый, изобретатель мимеографа. Машина называлась фонограф. Это было любимое детище автора множества полезных изобретений, с чьей легкой руки в мир пришли электролампа, эффективные телеграф и телефон и еще десятки полезных и необходимых сегодня вещей. Эдисон мечтал, что и фонограф будет использоваться прежде всего в деловом и научном мире для записи лекций и докладов. В этом гениальный изобретатель ошибся: фонограф, а вернее, его производные – патефон, граммофон, магнитофон и проигрыватель компакт дисков – превратился в локомотив музыкальной индустрии. В деловом мире его тоже оценили – спустя 100 лет.
Диктофон: дополнительное средство подготовки документов
Еще в IV веке до нашей эры в Афинах был известен способ быстрой записи речи – стенография. Скоростное письмо требовало определенных знаний и навыков, поскольку запись велась с помощью специальных знаков и сокращений слов и словосочетаний. Современная стенография отсчитывает свой возраст с середины XVII века. Еще недавно изучение стенографии включалось в программу подготовки профессиональных секретарей. Стенографистка первой категории могла записывать услышанную речь со скоростью 110 слов в минуту. Для работы ей не нужно было никакого оборудования, только ручка и бумага. Проблема состояла в том, что стенограмма обязательно требовала последующей расшифровки – для обычного человека такое письмо имеет вид набора линий и крючков. Более того, в различных системах стенографии существовали свои особенности, поэтому написанное одной стенографисткой другая могла не понять.

Уже в 50 х годах XX века для стенографирования стали широко использоваться технические средства – магнитофоны и диктофоны, работа с которыми не требовала специальных навыков, кроме разве что быстрого набора текста на клавиатуре.

Диктофон – это магнитофон с малой полосой пропускания, предназначенный для записи речи. Магнитофон, конечно, тоже записывает речь, но имеет более широкую полосу частот, необходимую для передачи музыки. Обычно, когда речь идет о диктофоне, подразумевается карманное портативное устройство.

Диктофоны бывают двух типов – аналоговые и цифровые. Аналоговые работают с магнитной лентой в кассете, цифровые записывают на карты памяти или мини диск. Аналоговые в свою очередь подразделяются на те, что работают с обычными магнитофонными кассетами, и те, в которых используется микрокассета размером 5 x 3,3 см. Если во всех других устройствах аналоговая обработка сигнала уступает позиции цифровым системам, то среди диктофонов ситуация не так однозначна. И те, и другие имеют свои достоинства и недостатки, которые каждый может оценить по своему.

Общие особенности аналоговых диктофонов:

встроенные микрофон и громкоговоритель;

высокая чувствительность и хорошее качество звука;

малое время непрерывной записи (не более 90 минут, если предусмотрен автореверс, то есть автоматический переход на вторую сторону);

несколько режимов записи, как правило, два – SP (англ. shortplay – быстрая запись) и LP (англ. longplay – медленная запись); при втором режиме скорость движения ленты в два раза ниже, то есть запись может длиться в два раза дольше, правда, и качество записи будет почти в два раза хуже.

Полезные и нужные параметры, которые присутствуют не у всех моделей:

ускоренное воспроизведение: при съемке записи, если речь говорящего медленная, это очень полезная функция, особенно если вы набираете текст быстро; речь, правда, звучит забавно («буратинит»), зато вы сэкономите время;

счетчик ленты: при съемке речи позволяет лучше ориентироваться в записи;

индикатор заряда батарей: очень полезная особенность, так как батарейки имеют обыкновение садиться неожиданно.



Дополнительной функцией является активизация записи от звука голоса. Она не пользуется популярностью, так как при ней проглатываются первые слова, а если речь перемежается паузами, то запись вообще состоит практически из заиканий. Производители предлагают системы активизации с регулируемой чувствительностью, но это также неудобно, так как подразумевает хлопотную настройку при каждой записи.

Диктофон с обычной кассетой имеет большие размеры и большее энергопотребление. Батарейки в нем садятся значительно быстрее, чем в диктофоне с микрокассетой, зато кассету можно прослушать в обычном магнитофоне. Диктофон с микрокассетой компактен, батареек хватает надолго, но, если не хотите постоянно стирать записи, требуется немалый запас таких кассет, которые не всегда есть в продаже. Главное достоинство аналоговых диктофонов – их невысокая стоимость, от $25–30. Кассеты также стоят недорого.

Цифровые диктофоны появились недавно и поражают множеством современных функций – неожиданных, хотя и не всегда нужных. Главное, чем отличаются цифровые диктофоны, – это очень маленькие (со спичечный коробок) размеры и огромное время непрерывной записи – десятки часов. Их другие общие особенности таковы:

высокая надежность в связи с отсутствием механических узлов: нет подвижной ленты – нет и проблем с ней;

возможность сбрасывать записи на компьютер: компактный формат аудиофайлов (MP3 или WAV) позволяет быстро распространить их среди участников конференции или совещания и даже пересылать по электронной почте;

возможность сортировки записей по папкам: обычно три четыре папки по 200 файлов, чтобы их потом легко было найти;

жидкокристаллический дисплей показывает все необходимые данные (время записи, номер/имя файла и т. д.);

активизация записи от голоса работает лучше, чем в аналоговых диктофонах, почти не глотая слова;

встроенный микрофон имеет регулятор уровня чувствительности, что полезно для различных условий записи;

качество записи чаще всего хуже, чем у аналоговых диктофонов, из за компрессии файлов;



при воспроизведении можно использовать систему шумоподавления, правда, она не только гасит шумы, но и снижает качество полезного сигнала.

Главный недостаток цифровых диктофонов – их высокая стоимость (около $100, а с дополнительными функциями – значительно выше). Дорого стоят и сменные карты памяти. Довольно быстро садятся батарейки. Зато при съеме информации в записях легко ориентироваться, особенно если скачать их на компьютер. Кроме того, можно использовать десяток закладок на записях для поиска нужного места. Малые размеры позволяют использовать цифровой диктофон незаметно, особенно если к нему подключить маленький выносной микрофон, который можно замаскировать в складках одежды.

Еще одно полезное качество: цифровой диктофон можно использовать как MP3 проигрыватель, то есть не только для работы, но и для развлечения.

В последнее время диктофоны стали встраивать даже в мобильные телефоны. Они отличаются теми же особенностями, что и обычные цифровые диктофоны, но имеют ограниченную функциональность, как и, например, встроенные фотокамеры. К тому же они быстро сажают аккумулятор мобильного телефона.

Встроенные диктофоны встречаются и в современных ноутбуках. К ним обычно претензий нет, кроме одной: чтобы записать конференцию или лекцию, неудобно носить с собой ноутбук.

Еще одна разновидность цифрового диктофона – это минидисковый, который, как следует из названия, производит запись на мини диск. Мини диск (MD) – изобретение фирмы Sony. Запись на него по качеству не уступает записи на CD, но сделать ее намного проще. MD позволяет произвести более миллиона циклов перезаписи, к тому же некритичен к условиям хранения, не боится магнитных полей в отличие от дискет и магнитофонных кассет и недорого стоит. Диктофон на MD позволяет сделать несколько часов непрерывной высококачественной записи, дольше всех других работает от батарей. В нем нет функции голосовой активизации, зато он, как правило, имеет пульт дистанционного управления. Конечно, он может использоваться и как плеер. Его недостаток, как вы уже догадались, высокая цена, так что вряд ли такие диктофоны будут распространены. К тому же формат MD, несмотря на достоинства, уже устаревает.

Осталось перечислить названия наиболее популярных производителей диктофонов. Для аналоговых кассетных, получивших в нашей стране наибольшее распространение, это Panasonic, Sony и Olympus. Именно Olympus более других признается в нашей стране в качестве производителя цифровых диктофонов. Распространены также диктофоны Samsung. Впрочем, на рынке электронных устройств постоянно происходят изменения. Не следует удивляться, если за время прохождения рукописи от компьютера автора до типографского станка появятся новые марки и новые лидеры.

Глава 10

Чтоб блестело: послепечатная обработка документов
Стоило натолкнуть изобретательскую мысль на оптимизацию офисного труда, как появились десятки разнообразных приспособлений. Среди них попадаются такие, которые вызывают только снисходительную улыбку, например специальный пластиковый нож для вырезок (режет только толщину газетной страницы и не задевает все, что ниже.). Однако есть несколько видов оборудования, которое действительно улучшает условия офисного труда. Прежде всего, это:

ламинаторы (устройства для запаивания бумажных документов в пластик);

биндеры (переплетчики);

шредеры (уничтожители).


Лакировщики вечности
Навести глянец всегда означало максимально повысить выразительность и добиться наилучшего впечатления. В офисной работе это немаловажно, но раньше было непросто. Сейчас заглянцевать документ может каждый, у кого есть ламинатор.

Ламинатор – это устройство для нанесения на бумагу полимерного покрытия, то есть запаивания бумаги в пластик комплексным действием клеящих составов и высокой температуры. Документ получается влагостойким, долговечным и эффектным, не мнется и не пачкается. Помимо улучшения вида документа, неограниченно продляется срок его жизни, что важно для удостоверений, инструкций, учебных и рекламных материалов.

Обычно используется пленка с нанесенным клеевым покрытием, в результате чего пластик прочнее схватывается с бумагой и не образует складок. Существует возможность одновременного нанесения самоклеящейся пленки. В результате плакат, листовку или инструкцию можно сразу закрепить в нужном месте – внутри помещения или на открытом воздухе.

Для нанесения пленки необходим ламинатор. Они бывают пакетные и рулонные. В пакетных используется специальные заготовки конверты, в которые вставляется подходящий по размеру документ и запаивается с двух сторон. Рулонные позволяют наносить пластик с одной или двух сторон на документы большой площади – плакаты или карты.

Применение ламинаторов, точнее, продукции, которую можно изготовить с их помощью, самое широкое – от плакатов, обложек альбомов, руководств и каталогов до беджей, пропусков, пластиковых и визитных карточек. Презентабельность последних существенно повышается, если их заламинировать. Такая карточка не помнется и не испачкается, а если проявить изобретательность, то можно вообще получить эксклюзив – ламинированную карточку, на которой можно писать ручкой или карандашом. Такие документы получаются при использовании матового ламината, придающего им бархатистый вид. Следует добавить, что пленка, наносимая на бумагу, может быть как бесцветной, так и окрашенной как угодно.

Отдельного упоминания заслуживает ламинирование фотографий. Сейчас весь мир перешел на цифровое фото. Распечатать цифровую фотографию не составляет труда, но чтобы она сохранилась надолго, лучше защитить ее пластиком. Альбом ламинированных фотографий будет радовать вас не один десяток лет.

Можно еще расширить применение ламинаторов. С их помощью можно наносить на бумагу фольгирование. Любой текст, логотип или другую графику можно исполнить в золотом или серебряном цвете. Достаточно предварительно распечатать изображение на черно белом лазерном принтере и обработать ламинатором с использованием специальной фольги.

Все это можно делать в условиях офиса, без обучения и привлечения специалистов. Офисный ламинатор адресован обычному работнику, поэтому прост в использовании и внешне привлекателен.
Упорядочить и расцветить
В деловых бумагах должен быть порядок. Для этого их скрепляют, раскладывают по папкам и лоткам, подшивают. Самые емкие и серьезные документы обычно необходимо переплетать отдельно, для чего совсем не обязательно обращаться в переплетную мастерскую. Новое поколение офисного оборудования включает простое и удобное устройства для переплета документов. Это устройство по английски называется binder, а в русском языке он получил сразу несколько равноправных названий – переплетчик, брошюровщик и брошюратор.

В офисе брошюровщик необходим постоянно: с его помощью оформляются внутренние и внешние документы компании, каталоги, презентации, бизнес планы и даже договоры. Аккуратный переплет может принести пользу, когда речь идет об оформлении тендерных предложений и бухгалтерских отчетов. Брошюровщик дает возможность своими силами на профессиональном уровне изготовить презентационную продукцию – квартальные (настенные) или помесячные (настольные) календари. Простор для творчества тут не ограничен. Вы можете украсить и расцветить не только собственный офис, но и продукцию для ваших партнеров и клиентов, одновременно ненавязчиво напоминая им о своем существовании и возможностях вашей компании.

Абсолютным лидером офисной брошюровки стала сшивка на пружину: край подборки листов перфорируется, и в отверстия специальным образом вставляется пластиковая или металлическая пружина. Сшивка на металлическую пружину, помимо преимущества прочности, позволяет получить брошюру, которая будет раскрываться на 360°, то есть на полный оборот. Такими пружинами, например, оформляются календари. Однако при сшивке на металлическую пружину неудобно заменять листы – каждый раз придется сшивать заново.

Сшивка на пластиковую пружину в этом смысле дает больше гибкости: менять листы в брошюре можно одним движением рычага.

В зависимости от толщины набора листов используется большая или меньшая пружина. Пружиной большего размера можно сшить меньшее количество листов (наоборот, конечно, нельзя), но в этом случае брошюра будет выглядеть непрезентабельно, поэтому лучше использовать пружины рекомендованного размера, для чего лучше иметь их набор, тем более что стоят они недорого. Подбирая пружины разного цвета, совпадающие по тону и контрастирующие с обложками, можно изменять дизайн брошюры.

Дешевизна расходных материалов позволяет использовать брошюровщик на каждом рабочем месте. Это так называемые персональные брошюровщики, обычно они имеют небольшую производительность, достаточную для работы одного двух человек. Офисные брошюровщики предназначены для постоянной и регулярной работы и рассчитаны на производство брошюр до 500 листов. Немаловажно, что современные брошюровщики имеют привлекательный дизайн и способны даже украсить офис.
Каталог: Library -> %D0%A3%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B8 -> %D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86.%20%D0%A1%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE
Library -> Синдром эмоционального выгорания 612. 8: 616. 012. 043: 615. 5 В161 Вальдман, А. В
Library -> Навчально-методичний посібник з клінічної фармації для студентів фармацевтичного факультету заочної форми навчання для спеціальності
Library -> Учебно-методический комплекс дисциплины экономическая безопасность Для студентов экономического факультета
%D0%A1%D0%BF%D0%B5%D1%86.%20%D0%A1%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE -> Введение в инженерную геологию
%D0%A3%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B8 -> Реферат по теме: "Биологические ритмы и работоспособность"
%D0%A3%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B8 -> Двигательная активность в жизни человека 4 Влияние оздоровительной физической культуры на организм
%D0%A3%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B8 -> Этиология и патогенез. 2 Лечение и методы физической терапии 3
%D0%A3%D1%87%D0%B5%D0%B1%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B8 -> Необходимость активного отдыха Ежедневный отдых


Поделитесь с Вашими друзьями:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   20




База данных защищена авторским правом ©zodorov.ru 2020
обратиться к администрации

    Главная страница